Le logiciel Proxima, édité par Tutelle Au Quotidien, équipe une part significative des mandataires judiciaires à la protection des majeurs (MJPM) et des tuteurs familiaux en France. Avec l’entrée en vigueur du décret n° 2024-659 au 1er janvier 2025, les exigences réglementaires sur la gestion des mesures de protection ont changé de calibre. La conformité engage désormais la traçabilité comptable, la protection des données personnelles et le contrôle externe des comptes de gestion.
Décret n° 2024-659 : ce qui change concrètement pour les utilisateurs de Proxima
Depuis le 1er janvier 2025, le décret n° 2024-659 impose aux mandataires judiciaires et aux tuteurs familiaux un formalisme comptable renforcé. Trois obligations méritent une attention particulière.
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La première concerne l’ouverture d’un compte bancaire distinct pour chaque mesure de protection. Même lorsque le patrimoine du majeur protégé est modeste, cette séparation devient obligatoire. Un logiciel de gestion de tutelle qui ne permet pas d’isoler les flux financiers par mesure place son utilisateur en infraction.
La deuxième porte sur le compte rendu annuel. La ventilation des dépenses par catégories et le rapprochement bancaire documenté sont désormais exigés. Le juge ou le contrôleur externe attend un état comptable lisible, pas un relevé brut.
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La troisième, sans doute la plus structurante, instaure un contrôle externalisé mené par un professionnel qualifié inscrit sur une liste du procureur de la République. Ce tiers accède directement aux comptes de gestion et aux justificatifs associés. Ce n’est plus le juge des tutelles qui examine seul les comptes chaque année.
L’impact sur le paramétrage de Proxima
Ces nouvelles règles obligent les utilisateurs de Proxima à vérifier plusieurs points techniques dans leur logiciel. La production d’états comptables conformes au décret suppose un paramétrage adapté : catégories de dépenses correctement renseignées, rapprochements bancaires activés, pièces justificatives numérisées et rattachées à chaque opération.
Un mandataire qui utilise Proxima depuis plusieurs années sans avoir mis à jour ses pratiques de saisie risque de produire des comptes rendus incomplets face au contrôleur externe. La conformité ne dépend pas seulement du logiciel, mais de la rigueur avec laquelle il est utilisé au quotidien.
Protection des données et RGPD : les obligations du mandataire tutélaire
Proxima traite des données sensibles : état civil, patrimoine, revenus, dépenses de santé, situation familiale des majeurs protégés. La responsabilité RGPD ne repose pas uniquement sur l’éditeur du logiciel.
Tutelle Au Quotidien, en tant que responsable de traitement pour les données fournies via son site commercial, s’engage à protéger les informations par des moyens adaptés et à notifier la CNIL sous 72 heures en cas de violation. Les utilisateurs peuvent demander modification, suppression ou portabilité de leurs données personnelles à tout moment.
En revanche, le mandataire judiciaire ou le tuteur familial reste responsable de traitement pour les données du majeur protégé qu’il saisit dans le logiciel. Cette distinction est rarement explicitée. Concrètement, cela signifie que le mandataire doit :
- S’assurer que l’accès à Proxima est protégé par des identifiants personnels et non partagés entre collaborateurs
- Vérifier que les sauvegardes et les exports de données sont stockés dans un environnement sécurisé, pas sur un disque dur personnel non chiffré
- Documenter les traitements réalisés sur les données des majeurs, ce que le RGPD appelle le registre des activités de traitement
- Répondre aux demandes d’accès des majeurs protégés ou de leurs proches dans un délai d’un mois
Un logiciel conforme ne dispense pas son utilisateur de ses propres obligations. La CNIL peut contrôler un mandataire indépendamment de l’éditeur.
Contrôle externe des comptes de gestion : le rôle du juge et du professionnel qualifié
Avant le décret n° 2024-659, le juge des tutelles examinait les comptes annuels. Ce modèle avait ses limites : les juridictions manquaient de moyens pour contrôler chaque dossier en profondeur.
Le nouveau dispositif confie l’examen à un professionnel qualifié inscrit auprès du procureur de la République. Ce contrôleur dispose d’un accès aux comptes de gestion et aux justificatifs. Il vérifie la cohérence entre les relevés bancaires, les dépenses déclarées et les pièces jointes.
Ce que le contrôleur attend d’un export Proxima
Le contrôleur externe ne se contentera pas d’un fichier PDF résumant les entrées et sorties. Il attend une traçabilité complète :
- Chaque dépense doit être rattachée à une catégorie conforme à la nomenclature du compte rendu annuel
- Les justificatifs numérisés (factures, ordonnances, quittances) doivent être accessibles et lisibles
- Le rapprochement bancaire doit être documenté, avec identification des écarts éventuels
Un mandataire qui produit un export incomplet s’expose à des demandes de compléments, voire à un signalement au juge des tutelles. La conformité du logiciel de gestion tutélaire devient un enjeu opérationnel direct.
Droit de la personne protégée et mission du tuteur : les fondamentaux du code civil
La conformité réglementaire ne se réduit pas à la comptabilité. Le code civil encadre la mission du tuteur autour d’un principe central : respecter la volonté et les droits de la personne protégée.
Le tuteur doit rechercher le consentement du majeur pour les actes qui le concernent, dans la mesure où son état le permet. Cette obligation, rappelée par la loi du 5 mars 2007 réformant la protection juridique des majeurs, implique de documenter les échanges avec la personne protégée et de motiver les décisions prises en son nom.
Un logiciel comme Proxima peut faciliter cette traçabilité en centralisant les courriers, les comptes rendus de visite et les décisions du juge. La question reste de savoir si les mandataires utilisent effectivement ces fonctionnalités ou se limitent à la gestion comptable.
Les retours terrain divergent sur ce point. Certains mandataires exploitent pleinement les modules de suivi qualitatif, d’autres n’y consacrent pas le temps nécessaire faute de moyens humains. La conformité à la loi dépend alors moins de l’outil que de l’organisation interne du service tutélaire.
La mise en conformité avec le cadre juridique actuel, du décret n° 2024-659 au RGPD en passant par les obligations du code civil, suppose une vigilance qui dépasse le simple choix d’un logiciel. Proxima fournit le cadre technique, mais la responsabilité légale reste celle du mandataire. Un audit régulier des pratiques de saisie, du paramétrage comptable et de la sécurité des données constitue le seul moyen fiable de vérifier que la conformité affichée correspond à la réalité du terrain.
